AI fuori orario

Una grande parte del valore di yourang.ai sta proprio fuori dagli orari di apertura. Quando il personale non c'è, l'assistente continua a rispondere, raccogliere richieste, prendere appunti e dare informazioni di base, evitando che le opportunità si perdano e che i clienti restino senza risposta.

Cosa cambia rispetto agli orari di apertura

• Niente trasferimenti diretti. Nessun dipartimento è disponibile, quindi i trasferimenti vengono sostituiti con altre azioni: raccolta della richiesta, programmazione di un richiamo, invio di un riepilogo via email.
• Stile più informativo. L'assistente comunica chiaramente che la struttura è chiusa, indica gli orari di apertura e propone alternative concrete (richiamo il mattino seguente, invio messaggio, prenotazione online se disponibile).
• Priorità alla cattura del contatto. L'obiettivo principale fuori orario non è chiudere la richiesta ma assicurarsi di non perdere il contatto: nome, numero, descrizione della richiesta, orario in cui essere richiamato.

Configurare gli orari AI

Dalla pagina Informazioni attività → Orari AI puoi definire quando vale il flusso 'orario normale' e quando entra in azione il flusso fuori orario. Puoi configurare orari diversi per ogni giorno della settimana, gestire periodi straordinari (festività, ponti, chiusure stagionali) e impostare eccezioni puntuali.

Azioni tipiche fuori orario

• Raccolta richieste. L'assistente registra cosa serve al cliente e quando vuole essere ricontattato. Il riepilogo arriva via email allo staff prima dell'apertura del giorno seguente.
• Conferme automatiche. Per richieste semplici (orari, indirizzo, listino), l'assistente risponde direttamente. Non serve raccogliere il contatto se la domanda ha già trovato risposta.
• Prenotazioni autonome. Se la prenotazione non richiede verifiche umane (es. tavolo standard, slot di trattamento già definito), l'assistente può completare l'operazione direttamente, inviando al cliente la conferma.
• Programmazione richiami. Per richieste che vanno gestite manualmente, l'assistente pianifica un richiamo in uscita per l'orario di apertura successivo, gestito dallo staff o da un secondo agente.
• Voicemail intelligente. Se preferisci, il fuori orario può semplicemente registrare un messaggio del cliente, trascriverlo automaticamente e inviarlo al referente. È la soluzione più semplice, adatta a chi vuole solo non perdere segnali.

Differenze tra settori

• Hotel, sempre attivo. Per un hotel non esiste vero 'fuori orario': la reception è 24/7. Però possono esserci fasce notturne in cui solo richieste specifiche giustificano un trasferimento, mentre il resto va trattato come fuori orario soft.
• Ristorante, chiusura completa. Fuori dagli orari di servizio l'assistente raccoglie prenotazioni per il giorno seguente, comunica gli orari, e per casi particolari (eventi privati) raccoglie il contatto.
• B&B, variabile. Spesso il proprietario gestisce tutto: in orario, l'assistente trasferisce; fuori orario, raccoglie e invia per email. Una configurazione semplice copre il 95% dei casi.
• Servizi su appuntamento (centri estetici, studi). Il fuori orario è il momento d'oro: molte persone telefonano la sera per prenotare. L'assistente che chiude prenotazioni in autonomia in quelle fasce può aumentare significativamente le conferme.