Dipartimenti

I dipartimenti sono i destinatari interni a cui l'assistente può trasferire una chiamata. Reception, sala ristorante, amministrazione, manutenzione: ogni reparto è una destinazione configurabile con il proprio numero, i propri orari e le proprie regole.

Configurare un dipartimento

Dalla pagina Informazioni attività → Dipartimenti puoi creare un nuovo reparto specificando:

• Nome. Come l'assistente identifica internamente il dipartimento. Usa nomi chiari e univoci (es. 'Reception', 'Sala', 'Direzione'), non sigle.
• Numero di telefono. Il numero a cui l'assistente trasferisce la chiamata. Può essere un interno aziendale, un cellulare o un altro numero VoIP.
• Orari operativi. Quando il reparto è disponibile a ricevere chiamate. Fuori da questi orari l'assistente segue il flusso di fuori orario.
• Argomenti di competenza. Una breve descrizione delle richieste che questo reparto può gestire. L'assistente la usa per decidere quale dipartimento è il più adatto a una specifica chiamata.
• Priorità. Quando più dipartimenti potrebbero gestire la stessa richiesta, la priorità definisce l'ordine di preferenza. Utile per le strutture con sovrapposizioni di ruolo.

Come l'assistente sceglie il dipartimento giusto

1. 1

   Comprende la richiesta

   Il modello AI analizza ciò che il cliente ha detto e identifica l'intento principale (prenotazione, informazione, reclamo, etc.).

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   Cerca il match più adatto

   Confronta l'intento con la descrizione di ogni dipartimento configurato e seleziona quello più allineato.

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   Verifica disponibilità

   Controlla gli orari operativi del dipartimento scelto. Se è fuori orario, scala automaticamente al dipartimento successivo per priorità o passa al flusso di fuori orario.

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   Avvisa il cliente e trasferisce

   Comunica al cliente a chi lo sta passando e perché, poi avvia il trasferimento. Se la chiamata cade o non risponde nessuno, segue il fallback configurato.

Scenari di configurazione tipici

• Hotel. Reception (prenotazioni, informazioni, check-in), Sala ristorante (prenotazioni tavolo, allergie), Direzione (reclami, richieste speciali, eventi).
• Ristorante. Sala (prenotazioni del giorno), Cucina (allergie e intolleranze gravi), Amministrazione (eventi privati, fatturazione).
• B&B o struttura piccola. Spesso basta un dipartimento (il proprietario) che riceve tutto. Più importante in questo caso è il flusso di fuori orario.
• Centro estetico. Cabina (prenotazioni trattamenti), Direzione (pacchetti, abbonamenti, reclami), Magazzino (vendite prodotti).

Tracciamento e analisi

Ogni trasferimento è registrato. Dalla pagina Chiamate, filtrando per esito 'trasferita', puoi vedere quanti trasferimenti riceve ciascun dipartimento, in quale fascia oraria e con quale tasso di risposta. Sono dati preziosi per dimensionare il personale dei reparti e per capire se è il caso di rivedere le regole di smistamento.