KI außerhalb der Geschäftszeiten

Ein großer Teil des Wertes von yourang.ai liegt gerade außerhalb der Öffnungszeiten. Wenn das Personal nicht da ist, antwortet der Assistent weiter, erfasst Anfragen, macht Notizen und gibt Basisinformationen, sodass keine Chancen verloren gehen und Kunden nicht ohne Antwort bleiben.

Was sich gegenüber den Öffnungszeiten ändert

• Keine direkten Weiterleitungen. Keine Abteilung ist verfügbar, daher werden die Weiterleitungen durch andere Aktionen ersetzt: Erfassung der Anfrage, Planung eines Rückrufs, Versand einer Zusammenfassung per E-Mail.
• Informativerer Stil. Der Assistent teilt klar mit, dass der Betrieb geschlossen ist, gibt die Öffnungszeiten an und schlägt konkrete Alternativen vor (Rückruf am Folgemorgen, Nachrichtenversand, Online-Buchung sofern verfügbar).
• Priorität der Kontakterfassung. Das Hauptziel außerhalb der Geschäftszeiten ist nicht, die Anfrage abzuschließen, sondern sicherzustellen, dass der Kontakt nicht verloren geht: Name, Nummer, Beschreibung der Anfrage, Wunschuhrzeit für den Rückruf.

KI-Zeiten konfigurieren

Über die Seite Geschäftsinformationen → KI-Zeiten können Sie festlegen, wann der Ablauf 'normale Geschäftszeit' gilt und wann der Ablauf außerhalb der Geschäftszeiten greift. Sie können unterschiedliche Zeiten für jeden Wochentag konfigurieren, außerordentliche Zeiträume (Feiertage, Brückentage, saisonale Schließungen) verwalten und punktuelle Ausnahmen festlegen.

Typische Aktionen außerhalb der Geschäftszeiten

• Anfragenerfassung. Der Assistent registriert, was der Kunde benötigt und wann er kontaktiert werden möchte. Die Zusammenfassung trifft per E-Mail beim Personal ein, bevor der Folgetag beginnt.
• Automatische Bestätigungen. Bei einfachen Anfragen (Öffnungszeiten, Adresse, Preisliste) antwortet der Assistent direkt. Wenn die Frage bereits eine Antwort gefunden hat, muss der Kontakt nicht erfasst werden.
• Eigenständige Buchungen. Wenn die Buchung keine menschliche Prüfung erfordert (z. B. Standardtisch, bereits definierter Behandlungsslot), kann der Assistent den Vorgang direkt abschließen und dem Kunden die Bestätigung senden.
• Rückrufplanung. Bei Anfragen, die manuell zu bearbeiten sind, plant der Assistent einen ausgehenden Rückruf zur nächsten Öffnungszeit, den das Personal oder ein zweiter Agent übernimmt.
• Intelligente Voicemail. Wenn Sie es bevorzugen, kann der Ablauf außerhalb der Geschäftszeiten einfach eine Nachricht des Kunden aufzeichnen, sie automatisch transkribieren und an die Ansprechperson senden. Es ist die einfachste Lösung, geeignet für alle, die einfach nur keine Signale verlieren wollen.

Unterschiede zwischen Branchen

• Hotel, immer aktiv. Für ein Hotel gibt es kein echtes 'außerhalb der Geschäftszeiten': Die Rezeption ist 24/7 besetzt. Es kann jedoch Nachtfenster geben, in denen nur bestimmte Anfragen eine Weiterleitung rechtfertigen, während der Rest als sanftes außerhalb der Geschäftszeiten behandelt wird.
• Restaurant, komplette Schließung. Außerhalb der Servicezeiten erfasst der Assistent Buchungen für den Folgetag, teilt die Öffnungszeiten mit und erfasst bei besonderen Fällen (private Veranstaltungen) den Kontakt.
• B&B, variabel. Oft verwaltet der Inhaber alles: in der Geschäftszeit leitet der Assistent weiter; außerhalb der Geschäftszeiten erfasst er und sendet per E-Mail. Eine einfache Konfiguration deckt 95 % der Fälle ab.
• Dienstleistungen auf Termin (Beautysalons, Studios). Die Zeit außerhalb der Geschäftszeiten ist die Goldzeit: Viele Personen rufen abends an, um zu buchen. Ein Assistent, der in diesen Fenstern Buchungen eigenständig abschließt, kann die Bestätigungen erheblich steigern.