Best Practices

Eine Wissensdatenbank ist kein 'Einstellen und Vergessen': Sie lebt mit Ihrem Betrieb. Wenige einfache Gewohnheiten halten sie über die Zeit nützlich.

Typische Fehler

• 'Alles' hochladen. Mehr Dokumente bedeuten nicht bessere Antworten: Überschüssiges Rauschen kann das Retrieval verwirren. Laden Sie nur das hoch, was der Assistent wirklich wissen soll.
• Mehrere unverwaltete Versionen. Drei verschiedene Preislisten mit ähnlichen Daten führen dazu, dass der Assistent inkonsistente Preise nennt. Halten Sie pro Thema nur ein aktives Dokument vor.
• Dokumente in gemischten Sprachen. Eine Datei mit Absätzen auf Italienisch und anderen auf Englisch ohne Unterscheidung ist schwer zu verwalten. Besser sind getrennte Dateien pro Sprache.
• Ersetzen ohne Test. Probieren Sie nach einem wichtigen Update einige typische Fragen im Playground aus, um zu prüfen, dass die neuen Informationen tatsächlich abgerufen werden.

Ein einfacher Überprüfungszyklus

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   Vierteljährlich: Überprüfung von Preislisten und Regelwerken

   Öffnen Sie jedes Dokument, prüfen Sie Preise, Bedingungen, Zeiten. Aktualisieren oder deaktivieren Sie, was veraltet ist.

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   Monatlich: lesen Sie die Transkripte

   Suchen Sie nach Fragen, die der Assistent nicht gut beantwortet hat. Oft ist es eine Lücke in der Datenbank: eine fehlende FAQ, ein nicht dokumentiertes Detail.

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   Bei Bedarf: thematische Dokumente hinzufügen

   Neue Aktion, neue Leistung, neues Regelwerk? Fügen Sie sie hinzu, sobald sie bereit sind, warten Sie nicht, bis sich Material ansammelt.