Systemtools

Systemtools sind die 'Knöpfe', die dem Assistenten zur Verfügung stehen. Jedes Tool entspricht einer konkreten Aktion, die während oder am Ende des Anrufs ausgeführt werden kann. Dazu gehören die Weiterleitungsmechanismen, aber auch andere operative Werkzeuge.

Was Systemtools sind

In der Konfiguration aktivieren Sie die Tools, die Ihr Assistent verwenden darf. Wenn während des Anrufs eine Bedingung eintritt, die eine Aktion erfordert (z. B. der Kunde bestätigt eine Buchung oder der Kunde bittet, mit der Rezeption zu sprechen), erkennt das KI-Modell die Situation und aktiviert das entsprechende Tool.

Verfügbare Tools

• Anrufweiterleitung. Leitet das Gespräch an die passendste Abteilung weiter. Es ist das am häufigsten verwendete Tool: Wir haben es im Detail auf der Seite Abteilungen behandelt.
• Buchung. Registriert eine Buchung (Zimmer, Tisch, Behandlung, Slot) durch Erfassung der notwendigen Daten und Eintrag im konfigurierten System oder Kalender.
• Lead-Erfassung. Erfasst die Kontaktdaten des Kunden (Name, Telefon, E-Mail, Anfrage) und speichert sie im CRM. Nützlich, wenn der Assistent die Anfrage nicht abschließen kann, aber einen qualifizierten Rückruf ermöglichen möchte.
• Nachrichtenversand. Sendet dem Kunden während oder nach dem Anruf eine SMS oder E-Mail mit nützlichen Informationen: Bestätigungslink, Adresse, Preisliste, Buchungsbestätigung.
• Verfügbarkeitsprüfung. Fragt in Echtzeit den Kalender oder das Verwaltungssystem ab, um zu prüfen, ob ein Zimmer, ein Tisch oder ein Slot verfügbar ist. Ermöglicht es, mit gesicherten Daten und nicht mit Schätzungen zu antworten.
• Rückrufplanung. Plant einen ausgehenden Anruf an den Kunden zu einem zukünftigen Zeitpunkt. Nützlich, um Anfragen weiterzuverfolgen, die Prüfungen erfordern, oder um am Folgetag zu antworten.
• Automatische Zusammenfassung. Erstellt am Ende des Anrufs eine strukturierte Textzusammenfassung und sendet sie an die konfigurierten Empfänger (z. B. an die Ansprechperson der zuständigen Abteilung).
• Weiterleitung an einen zweiten Assistenten. In fortgeschrittenen Szenarien kann der Assistent das Gespräch an einen anderen spezialisierten Sprachagenten übergeben (z. B. von der allgemeinen Rezeption an einen Agenten, der einem Premium-Service gewidmet ist).

Wie ein Systemtool konfiguriert wird

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   Öffnen Sie die Agentenseite

   Gehen Sie zu KI-Agenten → wählen Sie den Agenten → Systemtools. Sie sehen die Liste der verfügbaren Tools mit einem Aktivierungsschalter für jedes.

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   Aktivieren Sie das Tool

   Schieben Sie den Schalter auf aktiv. Für einige Tools werden Sie zur Vervollständigung der Konfiguration aufgefordert (z. B. Weiterleitungsnummer, E-Mail-Empfänger der Zusammenfassung, Kalenderintegration).

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   Beschreiben Sie, wann es zu verwenden ist

   Jedes Tool hat eine Beschreibung, die der KI sagt, wann sie es aktivieren soll. Passen Sie sie an Ihren Ablauf an: je klarer die Beschreibung, desto gezielter die Aktivierungen.

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   Testen Sie im Playground

   Führen Sie Probegespräche im Playground und prüfen Sie, ob die KI die Tools zu den richtigen Zeitpunkten aktiviert. Wenn Sie fehlende oder falsche Aktivierungen sehen, verfeinern Sie die Beschreibung des Tools und die Anweisungen des Agenten.

External Tools und MCP-Server

Neben den Systemtools unterstützt yourang.ai External Tools (Aufrufe an Webhooks oder externe APIs) und MCP-Server für fortgeschrittenere Szenarien. Sie ermöglichen es, den Assistenten mit benutzerdefinierten Logiken zu erweitern oder spezifische Verwaltungssysteme anzubinden. Sie sind für Teams mit technischen Kompetenzen gedacht: Die IT-Ansprechperson findet dedizierte Anleitungen in den Bereichen Integrationen und Aktionen.