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Dokumentation›Dokumente und Wissensdatenbank›Dokumente hochladen und verwalten

Dokumente und Wissensdatenbank

Dokumente hochladen und verwalten

Unterstützte Formate, empfohlene Größen, Organisation des Archivs.

Ein Dokument hochzuladen ist eine Sache weniger Klicks, doch einige Anfangsentscheidungen machen den Unterschied zwischen einer gut genutzten Datenbank und einem chaotischen Archiv.

Unterstützte Formate

  • PDF, Handbücher, Regelwerke, druckbare Preislisten
  • DOCX und DOC, bearbeitbare Textdokumente
  • TXT und MD, Notizen, FAQs in einfachem Text
  • CSV und XLSX, Preislisten, Preistabellen, Kataloge

Größe und Qualität

Dokumente zwischen 1 und 30 Seiten funktionieren in der Regel besser als sehr große Dateien: das Retrieval ist gezielter. Bei umfangreichen Archiven ist es sinnvoll, in mehrere thematische Dokumente aufzuteilen (z. B. 'Sommerpreisliste', 'Poolordnung', 'Check-in-Verfahren'), anstatt eine einzige riesige Datei hochzuladen.

Achtung bei gescannten PDFs

Als gescannte Bilder erzeugte PDFs erfordern eine vorgelagerte OCR, sonst ist der Text nicht lesbar. yourang.ai führt eine automatische OCR durch, aber die Qualität des Scans zählt: bei kritischen Dateien immer das Ergebnis der Indexierung prüfen.

Metadaten und Tags

Zu jedem Dokument können Sie Titel, Beschreibung, Sprache und thematische Tags hinzufügen. Tags helfen dem Assistenten, die Suche einzugrenzen: So sorgt zum Beispiel die Kennzeichnung einer Preisliste als 'Winter' und einer anderen als 'Sommer' dafür, dass die richtige Saison konsultiert wird.

Aktualisieren und deaktivieren

Wenn sich ein Dokument ändert (neue Preisliste, neues Verfahren), laden Sie die aktualisierte Version hoch und deaktivieren oder ersetzen Sie die vorherige. Widersprüchliche Dokumente vorzuhalten ist die Hauptursache für inkonsistente Antworten.

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