Was Workflows sind

Workflows sind visuelle Diagramme, die Schritt für Schritt beschreiben, was geschehen soll, wenn ein Ereignis eintritt. Stellen Sie sie sich wie ein Fließband vor: An jeder Station gibt es eine Aktion, eine Entscheidung oder eine Wartezeit.

Warum einzelne Aktionen nicht ausreichen

Eine einzelne Aktion (eine SMS senden, einen Kontakt aktualisieren) löst einen einfachen Fall. Aber viele reale Prozesse sind komplexer: 'Wenn der Kunde nicht innerhalb von 2 Stunden antwortet, sende eine E-Mail; wenn auch das nicht funktioniert, plane einen Rückruf'. Workflows ermöglichen es, diese bedingten Abläufe ohne Programmierung auszudrücken.

Typische Beispiele

• Mehrkanal-Erinnerungen. Senden Sie 24 Stunden vor dem Termin eine SMS. Wenn sie nicht gelesen wird, senden Sie 12 Stunden vorher eine WhatsApp-Nachricht. Wenn immer noch Stille, rufen Sie 1 Stunde vorher an.
• Onboarding neuer Kunden. Wenn sich ein neuer Kontakt registriert, senden Sie eine Willkommens-E-Mail, warten Sie 3 Tage, senden Sie einen Leitfaden zu den Dienstleistungen, warten Sie eine Woche, holen Sie Feedback ein.
• Lead-Management. Wenn ein neuer Lead eingeht, qualifizieren Sie ihn per KI anhand der Anfrage. Wenn er interessant ist, erstellen Sie eine Aufgabe für das Vertriebsteam, ansonsten antworten Sie automatisch mit Informationen.
• No-Show-Recovery. Wenn eine Buchung als No-Show eingestuft wird, senden Sie nach 1 Stunde eine WhatsApp-Nachricht und fragen, ob eine Umplanung erforderlich ist; bei Zustimmung verfügbare Slots öffnen; bei Ablehnung archivieren.