Departamentos

Los departamentos son los destinatarios internos a los que el asistente puede transferir una llamada. Recepción, sala del restaurante, administración, mantenimiento: cada departamento es un destino configurable con su propio número, sus propios horarios y sus propias reglas.

Configurar un departamento

Desde la página Información del negocio → Departamentos puedes crear un nuevo departamento especificando:

• Nombre. Cómo el asistente identifica internamente el departamento. Usa nombres claros y unívocos (p. ej.: «Recepción», «Sala», «Dirección»), no siglas.
• Número de teléfono. El número al que el asistente transfiere la llamada. Puede ser una extensión interna, un móvil u otro número VoIP.
• Horarios operativos. Cuándo el departamento está disponible para recibir llamadas. Fuera de estos horarios, el asistente sigue el flujo de fuera de horario.
• Temas de competencia. Una breve descripción de las solicitudes que este departamento puede gestionar. El asistente la usa para decidir qué departamento es el más adecuado para una llamada específica.
• Prioridad. Cuando varios departamentos podrían gestionar la misma solicitud, la prioridad define el orden de preferencia. Útil para establecimientos con solapamientos de rol.

Cómo elige el asistente el departamento adecuado

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   Comprende la solicitud

   El modelo de IA analiza lo que ha dicho el cliente e identifica la intención principal (reserva, información, reclamación, etc.).

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   Busca la mejor coincidencia

   Compara la intención con la descripción de cada departamento configurado y selecciona el más alineado.

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   Comprueba la disponibilidad

   Controla los horarios operativos del departamento elegido. Si está fuera de horario, escala automáticamente al siguiente departamento por prioridad o pasa al flujo de fuera de horario.

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   Avisa al cliente y transfiere

   Comunica al cliente a quién lo está pasando y por qué, después inicia la transferencia. Si la llamada cae o nadie responde, sigue el fallback configurado.

Escenarios de configuración típicos

• Hotel. Recepción (reservas, información, check-in), Sala del restaurante (reservas de mesa, alergias), Dirección (reclamaciones, peticiones especiales, eventos).
• Restaurante. Sala (reservas del día), Cocina (alergias e intolerancias graves), Administración (eventos privados, facturación).
• B&B o establecimiento pequeño. A menudo basta un solo departamento (el propietario) que recibe todo. Más importante en este caso es el flujo de fuera de horario.
• Centro de estética. Cabina (reservas de tratamientos), Dirección (paquetes, abonos, reclamaciones), Almacén (ventas de productos).

Trazabilidad y análisis

Cada transferencia queda registrada. Desde la página Llamadas, filtrando por resultado «transferida», puedes ver cuántas transferencias recibe cada departamento, en qué franja horaria y con qué tasa de respuesta. Son datos valiosos para dimensionar el personal de los departamentos y para entender si conviene revisar las reglas de distribución.