IA hors horaires

Une grande partie de la valeur de yourang.ai se trouve précisément en dehors des horaires d'ouverture. Lorsque le personnel n'est pas présent, l'assistant continue à répondre, à recueillir des demandes, à prendre des notes et à donner des informations de base, en évitant que les opportunités ne se perdent et que les clients restent sans réponse.

Ce qui change par rapport aux horaires d'ouverture

• Pas de transferts directs. Aucun département n'est disponible, donc les transferts sont remplacés par d'autres actions : collecte de la demande, programmation d'un rappel, envoi d'un récapitulatif par e-mail.
• Style plus informatif. L'assistant communique clairement que l'établissement est fermé, indique les horaires d'ouverture et propose des alternatives concrètes (rappel le lendemain matin, envoi de message, réservation en ligne si disponible).
• Priorité à la capture du contact. L'objectif principal hors horaires n'est pas de conclure la demande mais de s'assurer de ne pas perdre le contact : nom, numéro, description de la demande, horaire auquel être rappelé.

Configurer les horaires IA

Depuis la page Informations activité → Horaires IA, vous pouvez définir quand s'applique le flux 'horaires normaux' et quand entre en action le flux hors horaires. Vous pouvez configurer des horaires différents pour chaque jour de la semaine, gérer des périodes extraordinaires (jours fériés, ponts, fermetures saisonnières) et définir des exceptions ponctuelles.

Actions typiques hors horaires

• Collecte de demandes. L'assistant enregistre ce dont a besoin le client et quand il veut être recontacté. Le récapitulatif arrive par e-mail au personnel avant l'ouverture du lendemain.
• Confirmations automatiques. Pour les demandes simples (horaires, adresse, tarif), l'assistant répond directement. Inutile de recueillir le contact si la question a déjà trouvé réponse.
• Réservations autonomes. Si la réservation ne requiert pas de vérifications humaines (ex. table standard, créneau de soin déjà défini), l'assistant peut compléter l'opération directement, en envoyant la confirmation au client.
• Programmation de rappels. Pour les demandes qui doivent être gérées manuellement, l'assistant planifie un rappel sortant pour l'horaire d'ouverture suivant, géré par le personnel ou par un second agent.
• Messagerie intelligente. Si vous préférez, le hors horaires peut simplement enregistrer un message du client, le transcrire automatiquement et l'envoyer au référent. C'est la solution la plus simple, adaptée à ceux qui veulent seulement ne pas perdre de signaux.

Différences entre secteurs

• Hôtel, toujours actif. Pour un hôtel, il n'existe pas vraiment de 'hors horaires' : la réception est 24/7. Cependant, il peut y avoir des plages nocturnes où seules des demandes spécifiques justifient un transfert, tandis que le reste est traité comme un hors horaires soft.
• Restaurant, fermeture complète. En dehors des horaires de service, l'assistant recueille les réservations pour le lendemain, communique les horaires, et pour les cas particuliers (événements privés) recueille le contact.
• Chambre d'hôtes, variable. Souvent le propriétaire gère tout : en horaires, l'assistant transfère ; hors horaires, il recueille et envoie par e-mail. Une configuration simple couvre 95 % des cas.
• Services sur rendez-vous (centres esthétiques, cabinets). Le hors horaires est le moment en or : beaucoup de personnes téléphonent le soir pour réserver. L'assistant qui conclut des réservations en autonomie dans ces plages peut augmenter significativement les confirmations.