Calendrier

Connectez votre calendrier à yourang et l'assistant vocal disposera toujours d'horaires à jour. Synchronisation bidirectionnelle : yourang lit le calendrier et peut ajouter automatiquement des rendez-vous.

Quels calendriers sont pris en charge

• Google Calendar
• Apple Calendar (iCloud)
• Calendly

Ce que vous pouvez faire

• Vérifier la disponibilité. Avant de réserver, l'agent vérifie que le créneau est libre sur Google Calendar et Calendly (pas sur Apple Calendar)
• Réserver automatiquement. Le client réserve pendant l'appel et yourang ajoute le rendez-vous à Google Calendar ou Apple Calendar (Calendly ne reçoit pas de réservations)
• Éviter les conflits. Si le calendrier est complet, yourang en informe le client
• Rappels automatiques. yourang peut envoyer un message au client la veille de la réservation

Comment connecter le calendrier

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   Ouvrez la page Réservations

   En haut à droite, au-dessus du calendrier, vous trouvez un bouton par application : Google Calendar, Apple Calendar et Calendly. Cliquez sur l'un d'eux pour ouvrir la fenêtre de configuration (seuls les propriétaires et les administrateurs voient ces boutons). Les applications de calendrier de la page Intégrations ouvrent la même fenêtre. Pour Google Calendar, la fenêtre vous guide à travers les cinq étapes ci-dessous.

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   Compte

   Cliquez sur « Se connecter avec Google » et terminez la connexion dans la fenêtre pop-up : la configuration passe ensuite toute seule à l'étape suivante. Vous y trouvez aussi la synchronisation bidirectionnelle, que vous pouvez activer, désactiver ou lancer tout de suite avec « Synchroniser maintenant », ainsi que le bouton pour déconnecter le compte.

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   Calendriers

   Choisissez les calendriers du compte que yourang utilise : leurs rendez-vous bloquent les horaires des agents et s'affichent sur la page Réservations. Le calendrier yourang est toujours actif. Indiquez ensuite s'ils fonctionnent indépendamment (« Oui, chacun de son côté » : un rendez-vous sur un calendrier ne bloque jamais les autres, pratique pour plusieurs sites) ou comme un seul agenda. Si vous décochez un calendrier, ses rendez-vous importés disparaissent de yourang mais restent dans Google.

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   Réservations

   Pour chaque calendrier, choisissez si l'agent y réserve et donnez-lui un nom et une courte description (l'agent s'en sert pendant l'appel pour choisir le bon calendrier). Réglez ensuite la durée d'une réservation et indiquez si plusieurs réservations peuvent se chevaucher au même horaire sur ce calendrier (« Comme défini dans l'agent », « Non, une à la fois » ou « Oui, autorisées »). Avec un seul calendrier, l'agent y réserve toujours, sans demander.

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   Agents

   Choisissez les agents vocaux qui prennent des réservations sur ces calendriers. Les réglages sont copiés dans chaque agent sous forme de types de réservation marqués « Depuis Réservations » et restent modifiables depuis la page de l'agent. Les agents non cochés cessent d'y réserver. Vous pouvez aussi faire envoyer un SMS de confirmation au client.

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   Récapitulatif

   Vérifiez ce qui va se passer, activez la synchronisation dans les deux sens et cliquez sur « Enregistrer ».

Pour Apple Calendar, la fenêtre demande votre identifiant Apple et un mot de passe pour application (voir le guide « Connecter Apple Calendar »). Les réservations sont copiées dans votre calendrier iCloud, mais avant de réserver l'agent ne vérifie pas les créneaux occupés du calendrier Apple : si vous voulez que vos rendez-vous bloquent des horaires, utilisez Google Calendar.

Pour Calendly, il suffit de vous connecter à votre compte. Calendly n'est consulté que pour la disponibilité, sur les calendriers qui acceptent une réservation à la fois, et ne reçoit jamais de réservations.

Confidentialité et données