System tools

Les system tools sont les 'boutons' à disposition de l'assistant. Chaque outil correspond à une action concrète qui peut être exécutée pendant ou à la fin de l'appel. Parmi ceux-ci figurent les mécanismes de transfert, mais aussi d'autres outils opérationnels.

Que sont les system tools

Depuis la configuration, vous activez les outils que votre assistant est autorisé à utiliser. Lorsque, pendant l'appel, une condition requiert une action (ex. le client confirme une réservation, ou le client demande à parler à la réception), le modèle IA reconnaît la situation et active l'outil correspondant.

Outils disponibles

• Transfert d'appel. Transfère la conversation au département le plus adapté. C'est l'outil le plus utilisé : nous en avons parlé en détail dans la page Départements.
• Réservation. Enregistre une réservation (chambre, table, soin, créneau) en recueillant les données nécessaires et en les saisissant dans le système ou le calendrier configuré.
• Collecte de leads. Acquiert les coordonnées du client (nom, téléphone, e-mail, demande) et les enregistre dans le CRM. Utile lorsque l'assistant ne peut pas conclure la demande mais souhaite permettre un rappel qualifié.
• Envoi de message. Envoie au client, pendant ou après l'appel, un SMS ou un e-mail avec des informations utiles : lien de confirmation, adresse, tarif, confirmation de réservation.
• Vérification de disponibilité. Interroge en temps réel le calendrier ou le logiciel de gestion pour contrôler si une chambre, une table ou un créneau est disponible. Permet de répondre avec des données certaines et non des estimations.
• Programmation de rappel. Planifie un appel sortant vers le client à un horaire futur. Utile pour donner suite à des demandes qui requièrent des vérifications ou pour répondre le lendemain.
• Récapitulatif automatique. Génère à la fin de l'appel un résumé textuel structuré et l'envoie aux destinataires configurés (ex. au référent du département compétent).
• Transfert à un second assistant. Dans des scénarios avancés, l'assistant peut passer l'appel à un autre agent vocal spécialisé (ex. de la réception générique à un agent dédié à un service premium).

Comment configurer un system tool

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   Ouvrez la page de l'agent

   Allez dans Agents IA → sélectionnez l'agent → System tools. Vous verrez la liste des outils disponibles avec un toggle d'activation pour chacun.

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   Activez l'outil

   Basculez le toggle sur actif. Pour certains outils, il vous sera demandé de compléter la configuration (ex. le numéro de transfert, l'e-mail destinataire du récapitulatif, l'intégration du calendrier).

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   Décrivez quand l'utiliser

   Chaque outil a une description qui dit à l'IA quand l'activer. Personnalisez-la en fonction de votre flux : plus la description est claire, plus les activations sont ciblées.

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   Testez dans le Playground

   Menez des conversations d'essai dans le Playground et vérifiez que l'IA active les outils aux bons moments. Si vous voyez des activations manquées ou erronées, affinez la description de l'outil et les instructions de l'agent.

External tools et serveurs MCP

Au-delà des system tools, yourang.ai prend en charge les external tools (appels à des webhooks ou des API externes) et les serveurs MCP pour des scénarios plus avancés. Ils permettent d'étendre l'assistant avec des logiques personnalisées ou de connecter des systèmes de gestion spécifiques. Ils sont pensés pour les équipes avec des compétences techniques : le référent IT trouve des instructions dédiées dans la section Intégrations et dans les Actions.